"Nur Barzahlung" war gestern – heute ist der Kassenbon längst mehr als nur ein einfacher Zahlungsnachweis. Für Unternehmer ist er ein steuerlich relevantes Dokument und spielt eine wichtige Rolle im betrieblichen Alltag. Doch was viele nicht wissen: Auch auf dem Kassenbon kann – und sollte – eine Rechnungsnummer stehen. Diese Nummer hilft nicht nur bei der internen Organisation, sondern auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Warum die Nummer auch bei Kleinbeträgen sinnvoll ist, welche rechtlichen Grundlagen es gibt und wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden, erfahren Sie in diesem ausführlichen Leitfaden.
Was ist eine Rechnungsnummer?
Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die jeder ausgestellten Rechnung zugeordnet wird. Sie dient der eindeutigen Identifizierung der Rechnung und ist ein zentraler Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Laut § 14 UStG ist die Vergabe einer solchen Nummer gesetzlich vorgeschrieben. Ihre Funktion besteht unter anderem darin, sämtliche Geschäftsvorgänge transparent und nachvollziehbar zu machen. Fehlt diese Nummer oder wird sie doppelt vergeben, drohen nicht nur organisatorische Probleme, sondern auch steuerrechtliche Konsequenzen – insbesondere bei Betriebsprüfungen.
Gilt das auch für den Kassenbon?
Ja – zumindest teilweise. Ein Kassenbon gilt bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro brutto) als vollwertige Rechnung. Das heißt: Auch hier greifen die gesetzlichen Mindestanforderungen, die in § 33 UStDV geregelt sind. Zwar ist eine Rechnungsnummer bei Bons unterhalb der 250-Euro-Grenze nicht zwingend vorgeschrieben, sie wird jedoch dringend empfohlen. Der Grund ist einfach: Sie vereinfacht die Nachverfolgung von Zahlungen, erhöht die Übersichtlichkeit und unterstützt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung. Insbesondere bei der Nutzung digitaler Kassensysteme, die an Tools wie TSE, DATEV oder elektronische Kassenbücher angebunden sind, ist eine fortlaufende Rechnungsnummer ein wichtiger Bestandteil der internen Prozesse.
Begriffsklärung: Rechnungsnummer vs. Belegnummer vs. Transaktionsnummer
Viele Kunden – und auch einige Unternehmer – verwechseln Begriffe wie "Rechnungsnummer", "Belegnummer", "Transaktionsnummer" oder "Bonnummer". Dabei handelt es sich um unterschiedliche Kennzeichnungen mit spezifischem Zweck:
Rechnungsnummer: Nur auf Rechnungen über 250 Euro Pflicht (gemäß § 14 UStG). Dient der eindeutigen Identifizierung einer steuerlich relevanten Rechnung.
Belegnummer / Transaktionsnummer: Pflicht auf jedem Kassenbon (gemäß Kassensicherungsverordnung). Dient der eindeutigen Zuordnung eines Kassenvorgangs und wird im System gespeichert.
Wichtig: Eine Transaktionsnummer wird manchmal fälschlicherweise als "Rechnungsnummer" bezeichnet, obwohl der Bon keine echte Rechnung ist.
Pflichtangaben auf dem Kassenbon (Kleinbetragsrechnung)
Bei Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Vorschriften. Diese Angaben sind Pflicht:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Ausstellungsdatum
Art und Umfang der gelieferten Produkte oder Leistungen
Bruttobetrag
Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %)
Optional, aber empfehlenswert:
Fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Zuordnung
Hinweis auf Kleinbetragsregelung nach § 33 UStDV
Diese Angaben sind nicht nur für den Steuerberater relevant, sondern auch für Kunden, die ihre Zahlungen beispielsweise im Rahmen einer betrieblichen Abrechnung oder gegenüber der Krankenkasse nachweisen müssen.
Pflichtangaben laut Kassensicherungsverordnung für Kassenbons
Ergänzend zu den Anforderungen der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV fordert das Kassengesetz (§ 6 KassenSichV) weitere Pflichtinhalte auf jedem Bon:
Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
Datum und Uhrzeit der Belegerstellung
Beginn und Ende des Vorgangs (z. B. Beginn und Ende der Bewirtung)
Menge und Art der gelieferten Artikel oder Leistungen
Bruttosumme inkl. Steuer
Angewendeter Steuersatz
Transaktionsnummer
Seriennummer der Kasse oder des TSE-Moduls
Diese Angaben dienen der Fälschungssicherheit und Nachvollziehbarkeit jedes Verkaufs.
Wo finde ich die Belegnummer auf dem Bon?
Das Kassengesetz schreibt keine feste Position für die Transaktionsnummer auf dem Bon vor. Je nach Kassensystem kann sie z. B. als "TRX-Nummer", "Belegnummer", "Transaktion" oder "Cash Code" bezeichnet werden. Ihre Position ist nicht standardisiert und kann je nach System variieren.
Warum ist die Rechnungsnummer auch auf dem Bon sinnvoll?
Auch wenn sie nicht zwingend ist, bringt die Rechnungsnummer auf dem Kassenbon viele Vorteile:
Eindeutigkeit: Jeder Beleg ist eindeutig zu identifizieren und kann problemlos zugeordnet werden
Nachverfolgung: Erleichtert die Dokumentation für Betriebsprüfer und Finanzbehörden
Digitalisierung: Notwendig für reibungslose elektronische Abrechnung und Kassenbuchführung
Interne Prozesse: Rechnungen lassen sich schneller ablegen, filtern und wiederfinden
Sicherheit: Reduziert das Risiko von Verwechslungen und Dopplungen bei der Belegerstellung
Wie sieht eine korrekte Nummerierung aus?
Eine gültige Rechnungsnummer ist fortlaufend, darf nicht doppelt vergeben werden und muss eindeutig sein. Gängige Formate sind zum Beispiel:
RE-2024-0001
K-2024-05-123
FP-HN01-4567
Dabei kann die Zusammensetzung der Rechnungsnummer frei gestaltet werden, solange sie nachvollziehbar bleibt. Beliebt sind Kombinationen aus Jahr, Filialnummer, Kundennummer und laufender Nummer. Wichtig ist: Die Nummerierung muss lückenlos erfolgen und darf keine Lücken oder Dopplungen enthalten. Digitale Kassensysteme und cloudbasierte Tools bieten hier sichere Möglichkeiten, um die Vergabe zu automatisieren und Fehler zu vermeiden.
Häufige Fehler vermeiden
Vermeiden Sie diese typischen Probleme bei der Vergabe von Rechnungsnummern:
Verwendung von Sonderzeichen (besser: alphanumerisch bleiben)
Manuelle Nummernvergabe ohne nachvollziehbares System
Wiederverwendung alter Nummern aus Vorjahren
Unterschiedliche Systeme ohne Synchronisierung (z. B. Kasse vs. Online-Shop)
Kein Back-up oder Export der laufenden Nummern bei Systemausfällen
Tipp: Legen Sie frühzeitig ein einheitliches Nummerierungssystem für alle Verkaufskanäle fest – online wie offline.
Fazit: Kleine Nummer, große Wirkung
Wer als Unternehmer auf eine strukturierte Abwicklung von Zahlungen achtet, sollte beide Nummern korrekt kennen und verwenden. Moderne Kassensysteme sorgen dafür, dass Transaktionsnummern automatisch vergeben und Belege manipulationssicher gespeichert werden. Eine zusätzliche Rechnungsnummer ist ab 250 € Pflicht, darunter ein Qualitätsmerkmal.
Moderne Kassensysteme wie die von Future Payments erstellen Rechnungsnummern automatisch, sicher und gesetzeskonform. Damit reduzieren Sie Aufwand, vermeiden Fehler und steigern die Effizienz Ihrer täglichen Abrechnung.
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