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eDocs: Digitales Belegmanagement für EC-Cash-Terminals

eDocs ist die digitale Lösung für das Belegmanagement Ihrer EC-Cash-Transaktionen. Statt Händlerbelege auszudrucken und in Ordnern abzulegen, werden diese automatisch elektronisch archiviert. Über ein Online-Portal greifen Sie jederzeit auf alle Belege zu – sicher, übersichtlich und GoBD-konform.
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Was ist eDocs? Ihr digitales Belegarchiv auf einen Blick

eDocs ist die digitale Lösung für das Belegmanagement Ihrer EC-Cash-Transaktionen. Statt Händlerbelege auszudrucken und in Ordnern abzulegen, werden diese automatisch elektronisch archiviert. Über ein Online-Portal greifen Sie jederzeit auf alle Belege zu – sicher, übersichtlich und GoBD-konform.
Automatische Archivierung
Jeder Bezahlvorgang erzeugt automatisch einen elektronischen Händlerbeleg – ohne Ihr Zutun.
Jederzeit abrufbar
Über das Online-Portal finden Sie jeden Beleg in Sekunden – nach Datum, Betrag oder Kartenart.
Kundenbeleg wie gewohnt
Ihre Kunden erhalten den Beleg weiterhin ausgedruckt am Terminal – nur der Händlerbeleg wird digital.
Monatlicher Report
Sie erhalten jeden Monat eine Übersicht über alle archivierten Belege und Transaktionen.

Warum Händler auf digitales Belegmanagement umsteigen

Das manuelle Ablegen und Suchen von Papierbelegen kostet Ihr Team wertvolle Zeit – besonders wenn Sie eine Rücklastschrift klären oder einen bestimmten Beleg nachschlagen müssen. Mit eDocs gehört das der Vergangenheit an.
  • Keine Papierablage mehr – alle Händlerbelege werden digital gespeichert
  • Kein aufwendiges Suchen und Sortieren – wenige Klicks statt Ordnerwälzen
  • Zeit- und Personalersparnis – weniger Verwaltungsaufwand im Tagesgeschäft
  • Bessere Ökobilanz – weniger gedruckte Belege schonen die Umwelt
  • Sicher archiviert – Belege gehen nicht mehr verloren oder verblassen
  • GoBD-konforme Aufbewahrung – erfüllt die gesetzlichen Anforderungen

So funktioniert eDocs in vier einfachen Schritten

Ihre Kunden bezahlen Ihre Rechnung mit seiner EC- bzw. Kreditkarte. Nach Abschluss des Bezahlvorgangs druckt das Gerät NUR einen Beleg für den Kunden aus. Außerdem erfolgen automatisch diese Aktionen:
  • Schritt 1 – Zahlung am Terminal
    Ihr Kunde bezahlt wie gewohnt mit EC- oder Kreditkarte an Ihrem Terminal. Der Kundenbeleg wird normal ausgedruckt.
  • Schritt 2 – Automatische Erfassung
    Der Händlerbeleg wird automatisch elektronisch erzeugt und an das eDocs-System übermittelt.
  • Schritt 3 – Sichere Archivierung
    Der Beleg wird sicher im digitalen Archiv abgelegt und in einem Protokoll dokumentiert.
  • Schritt 4 – Online-Zugriff jederzeit
    Über Ihr persönliches Online-Portal rufen Sie Belege jederzeit ab – filtern, suchen und exportieren Sie Transaktionen nach Bedarf.

Papierbelege vs. digitales Belegmanagement im Vergleich

Kriterium Papierbelege eDocs Digital
Ablage Manuell in Ordnern Automatisch im Online-Archiv
Suche nach Belegen Zeitaufwendig, fehleranfällig Sofort per Suchfunktion
Platzverbrauch Ordner, Regale, Lagerraum Kein physischer Platzbedarf
Sicherheit Belege verblassen, gehen verloren Sicher digital gespeichert
Umwelt Hoher Papierverbrauch Ressourcenschonend
Kosten Druck, Papier, Personalaufwand Nur geringe monatliche Gebühr
GoBD-Konformität Aufwendig sicherzustellen Automatisch gewährleistet

Aufbewahrungsfristen: So lange stehen Ihre Belege bereit

eDocs archiviert Ihre Händlerbelege gemäß den gesetzlichen Vorgaben und den Regularien der Kartenorganisationen. So haben Sie bei Rücklastschriften, Reklamationen oder Steuerprüfungen immer den passenden Beleg zur Hand.
  • OLV®-Acquiring oder ELV: 14 Monate
  • Girocard-System: 18 Monate
  • Kreditkarten: gemäß den Regularien der. Kreditkartenorganisationen (derzeit 18 Monate)
💡 Alle Belege können innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit online eingesehen, durchsucht und exportiert werden.

Für wen eignet sich das digitale Belegmanagement?

eDocs ist ideal für alle Unternehmen, die EC-Cash-Terminals nutzen und ihren Belegaufwand reduzieren möchten – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Einzelhandel
Hohe Transaktionszahlen einfach verwalten
Gastronomie
Weniger Papier, mehr Fokus auf den Service
Dienstleister
Belege automatisch archivieren statt manuell ablegen
Arzt- und Therapiepraxen
Verwaltung entlasten, Datenschutz gewährleisten
Tankstellen
Tausende Transaktionen täglich im Griff
Hotels & Pensionen
Alle Zahlungen sauber dokumentiert

Häufig gestellte Fragen zum digitalen Belegmanagement

eDocs ist ein digitales Belegmanagement-System, das Ihre Händlerbelege bei jeder EC- oder Kreditkartenzahlung automatisch elektronisch archiviert. Statt Papierbelege aufzubewahren, greifen Sie über ein sicheres Online-Portal auf alle Transaktionen zu.

Ja. Die elektronische Archivierung über eDocs erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Ihre Belege werden revisionssicher gespeichert.

Ja. Der Kundenbeleg wird weiterhin wie gewohnt am Terminal ausgedruckt. Lediglich der Händlerbeleg – also Ihre Kopie – wird digital statt auf Papier archiviert.

Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Zahlungsart: ELV-Belege werden 14 Monate archiviert, Girocard- und Kreditkartenbelege 18 Monate. Sie haben jederzeit Online-Zugriff innerhalb dieser Zeiträume.

eDocs ist mit allen EC-Cash-Terminals von Future Payments kompatibel – sowohl stationäre als auch mobile Geräte. Sprechen Sie uns an, wenn Sie wissen möchten, ob Ihr aktuelles Terminal eDocs-fähig ist.

Die Kosten für eDocs sind abhängig von Ihrem Terminalvertrag. Wir beraten Sie gerne individuell und erstellen ein transparentes Angebot ohne versteckte Gebühren.

Die Aktivierung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage. Bei neuen Terminals ist eDocs oft bereits vorkonfiguriert. Bei bestehenden Terminals können wir die Funktion unkompliziert freischalten.

Ja. Über das Online-Portal können Sie Belege exportieren und die Daten direkt an Ihren Steuerberater weiterleiten. Das spart zusätzlich Zeit bei der Buchhaltung.

Jetzt auf digitales Belegmanagement umsteigen

Sparen Sie Zeit, Kosten und Papier – mit eDocs von Future Payments. Wir beraten Sie gerne zu den Vorteilen und der Einrichtung auf Ihrem EC-Cash-Terminal.
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