Mit eDocs werden die Händlerbelege Ihres EC-Terminals nicht mehr ausgedruckt und in Ordnern abgelegt, sondern automatisch digital archiviert. Über ein Online-Portal finden Sie jeden Beleg in Sekunden, etwa bei einer Rückfrage oder Rücklastschrift. eDocs kostet bei Future Payments 2,95 € im Monat je Terminal (zzgl. MwSt.).
Wichtig für die Planung: Für EC-Belege gelten zwei verschiedene Fristen. Die Kartensysteme verlangen Händlerbelege für Rückfragen 14 bis 18 Monate, das Steuerrecht verlangt für Buchungsbelege 8 Jahre. Beide erklären wir unten.
Welche Belege entstehen bei einer Kartenzahlung?
Bei jeder Kartenzahlung entsteht mehr als ein Beleg. Wofür welcher gebraucht wird:
| Beleg | Wer ihn bekommt | Wofür er gebraucht wird |
|---|---|---|
| Kundenbeleg | der Kunde | Zahlungsnachweis für den Kunden |
| Händlerbeleg | Sie | Nachweis bei Rückfragen, Reklamationen und Rücklastschriften |
| Tagesabschluss (Kassenschnitt) | Sie | Abgleich der Kartenumsätze mit der Kasse, siehe Kassenschnitt und Tagesabschluss |
| Abrechnung des Zahlungsdienstleisters | Sie | Gutschrift der Umsätze und Aufstellung der Gebühren, Grundlage für die Buchhaltung |
| Kassenbon | der Kunde | gesetzlicher Beleg aus der Kasse, getrennt vom EC-Beleg, siehe Rechnungsnummer auf dem Kassenbon |
eDocs übernimmt den Händlerbeleg: Er wird nicht mehr gedruckt, sondern digital erzeugt und archiviert. Der Kunde bekommt seinen Beleg weiterhin am Terminal.
EC-Belege aufbewahren: Diese Fristen gelten
Steuerlich: 8 Jahre für Buchungsbelege
Steuerrecht und Handelsrecht unterscheiden gleichlautend drei Fristen (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB):
| Unterlagen | Frist |
|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, etwa Rechnungen, Kontoauszüge und Abrechnungen | 8 Jahre |
| Empfangene und versendete Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre |
Die Frist für Buchungsbelege wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Sie gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren alte Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Digital bleibt digital: Ein Beleg, der elektronisch entstanden ist, muss nach den GoBD des Bundesfinanzministeriums auch elektronisch, im ursprünglichen Format und unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck allein reicht dafür nicht. Wer digitale Händlerbelege exportiert, sollte sie deshalb in einem Archiv ablegen, das diese Anforderungen erfüllt, oder sie direkt an das Steuerbüro geben.
Was das konkret heißt: Im Jahr 2026 dürfen Buchungsbelege aus 2017 und früher vernichtet werden, die aus 2018 ab dem 1. Januar 2027. Das gilt nur, solange keine Betriebsprüfung oder kein offenes Steuerverfahren die Frist verlängert. Welche Ihrer Unterlagen Buchungsbelege sind und welche, etwa Kassenbuch und Kassenberichte, zu den 10 Jahre aufzubewahrenden Aufzeichnungen gehören, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Für die Kartensysteme: 14 bis 18 Monate
Für Rückfragen, Reklamationen und Rücklastschriften verlangen die Kartensysteme, dass Sie den Händlerbeleg vorlegen können:
- OLV®-Acquiring oder ELV: 14 Monate
- girocard: 18 Monate
- Kreditkarten: nach den Regeln der Kartenorganisationen, derzeit 18 Monate
Für diesen Zeitraum hält eDocs Ihre Händlerbelege online bereit. Für die steuerliche Aufbewahrung über acht Jahre exportieren Sie die Belege aus dem Portal in ein elektronisches Archiv oder geben sie an Ihr Steuerbüro weiter.
Warum Papierbelege ein Risiko sind
EC-Belege werden meist auf Thermopapier gedruckt, und das verblasst mit der Zeit, vor allem bei Wärme und Licht. Ein Händlerbeleg, der nach einem Jahr nicht mehr lesbar ist, hilft bei einer Rücklastschrift nicht weiter. Ein digitaler Beleg bleibt lesbar.
Was ist eDocs?
eDocs ist das digitale Belegarchiv für Ihre EC-Terminals von Future Payments:
- Automatische Archivierung: Jeder Bezahlvorgang erzeugt einen elektronischen Händlerbeleg, ohne Zutun Ihres Teams.
- Jederzeit abrufbar: Im Online-Portal finden Sie jeden Beleg in Sekunden, nach Datum, Betrag oder Kartenart.
- Kundenbeleg wie gewohnt: Ihre Kunden erhalten ihren Beleg weiterhin am Terminal, nur der Händlerbeleg wird digital.
- Export: Belege lassen sich exportieren und an das Steuerbüro weitergeben.
- Monatlicher Report: eine Übersicht über alle archivierten Belege und Transaktionen.
So funktioniert eDocs in vier Schritten
- Zahlung am Terminal: Ihr Kunde zahlt wie gewohnt mit Karte, Smartphone oder Uhr. Der Kundenbeleg wird ausgedruckt.
- Automatische Erfassung: Der Händlerbeleg wird elektronisch erzeugt und an eDocs übermittelt.
- Archivierung: Der Beleg wird im digitalen Archiv abgelegt und protokolliert.
- Online-Zugriff: Im Portal rufen Sie Belege ab, filtern, suchen und exportieren sie.
Papierbelege und eDocs im Vergleich
| Kriterium | Papierbelege | eDocs |
|---|---|---|
| Ablage | Manuell in Ordnern | Automatisch im Online-Archiv |
| Suche nach Belegen | Zeitaufwendig, fehleranfällig | Sofort per Suchfunktion |
| Lesbarkeit | Thermopapier verblasst | Bleibt lesbar |
| Platzbedarf | Ordner, Regale, Lagerraum | Kein physischer Platzbedarf |
| Rücklastschrift | Beleg suchen, hoffen, dass er lesbar ist | Beleg im Portal abrufen |
| Kosten | Papier, Druck, Arbeitszeit | 2,95 € im Monat je Terminal |
Für wen sich eDocs lohnt
eDocs lohnt sich für jeden Betrieb mit EC-Terminal, besonders bei vielen Zahlungen am Tag:
- Einzelhandel und Tankstellen: viele Transaktionen, viele Belege, wenig Zeit zum Ablegen.
- Gastronomie und Hotels: häufig Rückfragen zu Kreditkartenzahlungen von Gästen.
- Praxen und Dienstleister: weniger Verwaltung am Empfang.
Häufig gestellte Fragen zum digitalen Belegmanagement
Was ist eDocs?
eDocs ist das digitale Belegarchiv für die EC-Terminals von Future Payments. Bei jeder Zahlung wird der Händlerbeleg automatisch elektronisch archiviert. Statt Papierbelege aufzubewahren, greifen Sie über ein Online-Portal auf alle Belege zu.
Wie lange muss ich EC-Belege aufbewahren?
Für Rückfragen der Kartensysteme 14 Monate (ELV) bzw. 18 Monate (girocard und Kreditkarten). Steuerlich gelten für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Digital entstandene Belege müssen dabei digital aufbewahrt werden. Welche Unterlage in welche Gruppe fällt, klärt Ihre Steuerberatung.
Wie lange speichert eDocs meine Belege?
So lange, wie die Kartensysteme sie für Rückfragen verlangen: 14 Monate bei ELV, 18 Monate bei girocard und Kreditkarten. Für die steuerliche Aufbewahrung exportieren Sie die Belege in Ihr eigenes Archiv oder geben sie an Ihr Steuerbüro.
Was kostet eDocs?
2,95 € im Monat je Terminal, zzgl. MwSt. eDocs lässt sich zu jedem Mietterminal von Future Payments dazubuchen.
Erhalten meine Kunden weiterhin einen Papierbeleg?
Ja. Der Kundenbeleg wird weiterhin am Terminal gedruckt. Nur der Händlerbeleg, also Ihre Kopie, wird digital archiviert.
Ist eDocs mit meinem Terminal kompatibel?
eDocs funktioniert mit allen stationären und mobilen Terminals von Future Payments. Ob Ihr bestehendes Terminal eDocs-fähig ist, prüfen wir gern.
Wie schnell ist eDocs einsatzbereit?
In der Regel innerhalb weniger Tage. Bei neuen Terminals ist eDocs oft schon vorkonfiguriert, bei bestehenden schalten wir es frei.
Kann ich Belege an meinen Steuerberater weitergeben?
Ja. Über das Online-Portal exportieren Sie Belege und geben sie direkt an Ihr Steuerbüro weiter.
Jetzt auf digitales Belegmanagement umsteigen
eDocs spart Ablage, Suche und Papier und hält Ihre Händlerbelege lesbar, solange die Kartensysteme sie verlangen. Wir richten es auf Ihrem Terminal ein.
