eDocs ist die digitale Lösung für das Belegmanagement Ihrer EC-Cash-Transaktionen. Statt Händlerbelege auszudrucken und in Ordnern abzulegen, werden diese automatisch elektronisch archiviert. Über ein Online-Portal greifen Sie jederzeit auf alle Belege zu – sicher, übersichtlich und GoBD-konform.
Was ist eDocs? Ihr digitales Belegarchiv auf einen Blick
Jeder Bezahlvorgang wird digital dokumentiert – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie und Ihr Team.
Automatische Archivierung
Jeder Bezahlvorgang erzeugt automatisch einen elektronischen Händlerbeleg – ganz ohne Ihr Zutun.
Jederzeit abrufbar
Über das Online-Portal finden Sie jeden Beleg in Sekunden – nach Datum, Betrag oder Kartenart.
Kundenbeleg wie gewohnt
Ihre Kunden erhalten den Beleg weiterhin ausgedruckt am Terminal – nur der Händlerbeleg wird digital.
Monatlicher Report
Sie erhalten jeden Monat eine Übersicht über alle archivierten Belege und Transaktionen.
Warum Händler auf digitales Belegmanagement umsteigen
Das manuelle Ablegen und Suchen von Papierbelegen kostet Ihr Team wertvolle Zeit – besonders bei einer Rücklastschrift oder wenn Sie einen bestimmten Beleg nachschlagen müssen. Mit eDocs gehört das der Vergangenheit an.
Ihre Vorteile mit eDocs auf einen Blick
Digitales Belegmanagement spart Zeit, Kosten und Papier – und sorgt gleichzeitig für mehr Sicherheit im Tagesgeschäft.
- Keine Papierablage mehr – alle Händlerbelege werden digital gespeichert
- Kein aufwendiges Suchen und Sortieren – wenige Klicks statt Ordnerwälzen
- Zeit- und Personalersparnis – weniger Verwaltungsaufwand im Tagesgeschäft
- Bessere Ökobilanz – weniger gedruckte Belege schonen die Umwelt
- Sicher archiviert – Belege gehen nicht mehr verloren oder verblassen
- GoBD-konforme Aufbewahrung – erfüllt die gesetzlichen Anforderungen
So funktioniert eDocs in vier Schritten
Vom Bezahlvorgang bis zum digitalen Archiv läuft alles automatisch – in nur vier Schritten.
Schritt 1 – Zahlung am Terminal
Ihr Kunde bezahlt wie gewohnt mit EC- oder Kreditkarte. Der Kundenbeleg wird normal ausgedruckt.
Schritt 2 – Automatische Erfassung
Der Händlerbeleg wird automatisch elektronisch erzeugt und an das eDocs-System übermittelt.
Schritt 3 – Sichere Archivierung
Der Beleg wird sicher im digitalen Archiv abgelegt und in einem Protokoll dokumentiert.
Schritt 4 – Online-Zugriff jederzeit
Über Ihr persönliches Online-Portal rufen Sie Belege jederzeit ab, filtern, suchen und exportieren sie.
Papierbelege und digitales Belegmanagement im Vergleich
Der direkte Vergleich zeigt, warum sich der Umstieg auf ein digitales Belegarchiv im Alltag lohnt.
| Kriterium | Papierbelege | eDocs Digital |
|---|---|---|
| Ablage | Manuell in Ordnern | Automatisch im Online-Archiv |
| Suche nach Belegen | Zeitaufwendig, fehleranfällig | Sofort per Suchfunktion |
| Platzverbrauch | Ordner, Regale, Lagerraum | Kein physischer Platzbedarf |
| Sicherheit | Belege verblassen, gehen verloren | Sicher digital gespeichert |
| Umwelt | Hoher Papierverbrauch | Ressourcenschonend |
| Kosten | Druck, Papier, Personalaufwand | Nur geringe monatliche Gebühr |
| GoBD-Konformität | Aufwendig sicherzustellen | Automatisch gewährleistet |
Aufbewahrungsfristen: So lange stehen Ihre Belege bereit
eDocs archiviert Ihre Händlerbelege gemäß den gesetzlichen Vorgaben und den Regularien der Kartenorganisationen. So haben Sie bei Rücklastschriften, Reklamationen oder Steuerprüfungen immer den passenden Beleg zur Hand.
- OLV®-Acquiring oder ELV: 14 Monate
- Girocard-System: 18 Monate
- Kreditkarten: gemäß den Regularien der Kreditkartenorganisationen (derzeit 18 Monate)
💡 Alle Belege können innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit online eingesehen, durchsucht und exportiert werden.
Für wen eignet sich das digitale Belegmanagement?
eDocs ist ideal für alle Unternehmen, die EC-Cash-Terminals nutzen und ihren Belegaufwand reduzieren möchten – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
Einzelhandel
Hohe Transaktionszahlen einfach und übersichtlich verwalten.
Gastronomie
Weniger Papier, mehr Fokus auf den Service am Gast.
Dienstleister
Belege automatisch archivieren statt manuell ablegen.
Arzt- und Therapiepraxen
Verwaltung entlasten und den Datenschutz zuverlässig gewährleisten.
Tankstellen
Tausende Transaktionen täglich sicher im Griff behalten.
Hotels & Pensionen
Alle Zahlungen sauber und nachvollziehbar dokumentiert.
Häufig gestellte Fragen zum digitalen Belegmanagement
Die wichtigsten Antworten rund um eDocs und das digitale Belegmanagement im Überblick.
Was ist eDocs?
eDocs ist ein digitales Belegmanagement-System, das Ihre Händlerbelege bei jeder EC- oder Kreditkartenzahlung automatisch elektronisch archiviert. Statt Papierbelege aufzubewahren, greifen Sie über ein sicheres Online-Portal auf alle Transaktionen zu.
Ist die digitale Archivierung GoBD-konform?
Ja. Die elektronische Archivierung über eDocs erfüllt die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Ihre Belege werden revisionssicher gespeichert.
Erhalten meine Kunden weiterhin einen Papierbeleg?
Ja. Der Kundenbeleg wird weiterhin wie gewohnt am Terminal ausgedruckt. Lediglich der Händlerbeleg – also Ihre Kopie – wird digital statt auf Papier archiviert.
Wie lange werden meine Belege aufbewahrt?
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Zahlungsart: ELV-Belege werden 14 Monate archiviert, Girocard- und Kreditkartenbelege 18 Monate. Innerhalb dieser Zeiträume haben Sie jederzeit Online-Zugriff.
Ist eDocs mit meinem Terminal kompatibel?
eDocs ist mit allen EC-Cash-Terminals von Future Payments kompatibel – sowohl stationäre als auch mobile Geräte. Sprechen Sie uns an, wenn Sie wissen möchten, ob Ihr aktuelles Terminal eDocs-fähig ist.
Was kostet eDocs?
Die Kosten für eDocs sind abhängig von Ihrem Terminalvertrag. Wir beraten Sie gerne individuell und erstellen ein transparentes Angebot ohne versteckte Gebühren.
Wie schnell ist eDocs einsatzbereit?
Die Aktivierung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage. Bei neuen Terminals ist eDocs oft bereits vorkonfiguriert, bei bestehenden Terminals schalten wir die Funktion unkompliziert frei.
Kann ich Belege an meinen Steuerberater weitergeben?
Ja. Über das Online-Portal können Sie Belege exportieren und die Daten direkt an Ihren Steuerberater weiterleiten. Das spart zusätzlich Zeit bei der Buchhaltung.
Jetzt auf digitales Belegmanagement umsteigen
Sparen Sie Zeit, Kosten und Papier – mit eDocs von Future Payments. Wir beraten Sie gerne zu den Vorteilen und der Einrichtung auf Ihrem EC-Cash-Terminal.
