Der Kassenschnitt am EC-Gerät – oft auch Tagesabschluss genannt – ist der Moment, in dem Ihr Terminal die gesammelten Kartenzahlungen an den Netzbetreiber übergibt. Bleibt er aus, stehen die Umsätze zwar auf dem Beleg, aber nicht auf dem Konto. Diese Seite erklärt den Vorgang geräteunabhängig; die Tastenfolgen für einzelne Modelle finden Sie auf den Modellseiten der Terminal-Hilfe.
Was beim Kassenschnitt am EC-Gerät passiert
Zwischen zwei Kassenschnitten speichert das Terminal jede Zahlung lokal. Der Netzbetreiber PAYONE beschreibt den Vorgang so, dass das Terminal alle Daten seit dem letzten Kassenschnitt sammelt, sie in einer Zahlungsverkehrsdatei ablegt und diese Datei beim Kassenschnitt an die Rechenzentren der beteiligten Banken übermittelt (PAYONE: Kassenschnitt am EC-Gerät).
Danach ist der Speicher leer. In der Bedienungsanleitung zum Ingenico Desk/3500 formuliert PAYONE die Konsequenz sehr deutlich: Der Kassenschnitt sei die finale Verarbeitungsfreigabe, der Umsatzspeicher werde geleert, und weder ein Belegduplikat noch ein Storno der Zahlungen dieses Tages seien danach noch möglich (PAYONE: Bedienungsanleitung Desk/3500).
Wichtig ist die Abgrenzung zum Kassenbericht: Der ist laut derselben Quelle nur die Zwischensumme, etwa bei einem Kassiererwechsel – ohne Löschung des Umsatzspeichers und ohne Verarbeitungsfreigabe. Ein Kassenbericht ersetzt den Kassenschnitt also nicht.
Ohne Kassenschnitt keine Auszahlung – aber nicht bei allen Karten
Hier liegt der Grund, warum die meisten Händler überhaupt nach dem Thema suchen: Die Gutschrift bleibt aus. Das Handbuch des Acquirers Elavon hält fest, dass ein Kassenschnitt zwingend erforderlich ist, damit girocard- und Lastschrift-Transaktionen weiterverarbeitet und ausgezahlt werden können. Für Kreditkarten gilt das ausdrücklich nicht: Deren Umsätze auf dem Kassenschnittbericht dienen laut Elavon nur der Information und werden auch ohne Kassenschnitt verarbeitet und ausgezahlt (Elavon: Bedienungsanleitung Ingenico).
PAYONE beschreibt denselben Zusammenhang und ergänzt, dass die bargeldlosen Umsätze in aller Regel am folgenden Werktag auf dem Händlerkonto gutgeschrieben werden.
Bei Future Payments gilt derselbe Ablauf: Girocard-Umsätze werden in der Regel am nächsten Banktag ausgezahlt, Voraussetzung ist ein Kassenschnitt am Terminal. Kreditkartenumsätze rechnen wir gebündelt einmal pro Woche ab. Fehlt eine Gutschrift, ist der häufigste Grund ein ausgebliebener Kassenschnitt – prüfen Sie deshalb zuerst, wann Sie den letzten Tagesabschluss gemacht haben.
Tagesabschluss vergessen oder wiederholen
Ein Kassenschnitt bezieht sich nicht auf einen Kalendertag, sondern auf alles, was seit dem letzten Schnitt aufgelaufen ist. Daraus folgt das Wichtigste in der Praxis:
- Vergessen ist kein Verlust. Holen Sie den Kassenschnitt nach, werden die noch gespeicherten Zahlungen mit eingereicht – auch die von gestern oder vorgestern.
- Eine feste Frist gibt es nicht. PAYONE schreibt ausdrücklich, dass nicht vorgeschrieben ist, wann ein Kassenschnitt zu erfolgen hat. Als Folge eines späten Schnitts nennt der Netzbetreiber, dass der Kassenabschluss dann gegebenenfalls unbare Einnahmen ausweist, die sich nicht in gleicher Höhe auf dem Geschäftskonto wiederfinden.
- Ein bereits eingereichter Tag lässt sich nicht noch einmal schneiden. Was übertragen ist, ist übertragen; der Speicher ist leer. Wenn Sie den Beleg eines zurückliegenden Kassenschnitts brauchen, ist das ein Fall für den Belegnachdruck oder für Ihren Netzbetreiber – nicht für einen zweiten Kassenschnitt.
- Stornieren Sie vorher. Elavon hält fest, dass ein Storno nur möglich ist, solange für die betreffende Zahlung noch kein Kassenschnitt durchgeführt wurde. Das CCV-Handbuch formuliert es genauso: Nach einem Kassenschnitt können Zahlungen nicht mehr storniert werden (CCV Mobile Premium Handbuch).
Wenn nach einem Kassenschnitt trotzdem keine Gutschrift kommt, ist der nächste Schritt nicht ein weiterer Schnitt, sondern ein Anruf beim Netzbetreiber – mit Terminal-ID und dem Datum des Kassenschnittbelegs.
Kassenschnitt, Diagnose und Initialisierung: drei verschiedene Dinge
Diese drei Begriffe werden im Alltag oft verwechselt, obwohl sie unterschiedliche Aufgaben haben. Das Elavon-Handbuch trennt sie in seinen Kapitelüberschriften sauber: Diagnose als Verbindungstest und Parameteraktualisierung, Initialisierung als Anmeldung des Terminals am Netzbetrieb, Kassenschnitt als Abschlussbericht für Kartenzahlungen.
| Vorgang | Wozu er dient | Wann er nötig wird |
|---|---|---|
| Kassenschnitt | Reicht die gespeicherten Zahlungen ein und leert den Umsatzspeicher. | Im Tagesgeschäft, in der Regel einmal täglich. |
| Diagnose | Prüft die Verbindung zum Autorisierungssystem und aktualisiert Parameter. | Bei Verbindungsproblemen, nach Zeitumstellungen, auf Aufforderung des Terminals. |
| Initialisierung | Meldet das Terminal beim Netzbetreiber an. | Bei Inbetriebnahme und wenn ein Fehlercode die Wiederholung verlangt. |
Zur Diagnose beschreibt Elavon, dass für eine erfolgreiche Kartenzahlung eine funktionierende Online-Verbindung nötig ist und die erweiterte Diagnose diesen Verbindungstest durchführt: Ist sie erfolgreich, druckt das Terminal einen Beleg mit dem Vermerk „Diagnose erfolgreich“, andernfalls einen Fehlerbeleg. Das CCV-Handbuch unterscheidet zusätzlich mehrere Diagnosearten – Leitungsdiagnose, erweiterte Diagnose, Konfigurations-Diagnose und EMV-Konfigurationsdiagnose – und hält fest, dass die Initialisierung automatisch eine erweiterte Diagnose mit auslöst.
Für die Initialisierung beschreibt Nexi Germany in der Anleitung zum CCV Base Next, dass das Terminal am Ende der Inbetriebnahme automatisch eine Initialisierung, eine erweiterte Diagnose und eine EMV-Konfigurationsdiagnose startet und die erfolgreiche Abarbeitung am Belegtext „Erfolgreich durchgeführt“ zu erkennen ist (Nexi: Bedienungsanleitung CCV Base Next).
Automatischer Kassenschnitt: einmal einstellen statt täglich denken
Viele Terminals können den Tagesabschluss zeitgesteuert selbst auslösen. Elavon beschreibt, dass der Kassenschnitt am Terminal entweder automatisch zu einer eingestellten Zeit erfolgt oder manuell ausgeführt wird. Das CCV-Handbuch beschreibt die Funktion genauer: Im Terminal lässt sich einstellen, wann der Kassenschnitt erfolgen soll, samt Anwahlzeit und Wochentagen.
Ob und wie diese Funktion an Ihrem Gerät verfügbar ist, hängt vom Netzbetreiber ab. Wenn Ihnen regelmäßig der Tagesabschluss durchgeht, ist die Frage nach einem automatischen Kassenschnitt der lohnendste Anruf bei Ihrer Hotline.
Kassenschnitt an Ihrem Terminal-Modell
Die konkrete Tastenfolge unterscheidet sich je nach Gerät und Netzbetreiber. Auf diesen Seiten stehen die dokumentierten Schritte:
- Ingenico Move 5000
- Ingenico Move 3500
- Ingenico Desk 5000
- Ingenico Desk 3500
- CCV Plus Mobile A960
- Verifone V400m
Bleibt eine Zahlung ganz aus, hilft außerdem die Übersicht der Fehlercodes am EC-Terminal.
Häufige Fragen zu Kassenschnitt und Tagesabschluss
Was passiert, wenn ich den Kassenschnitt vergesse?
Die Zahlungen bleiben im Terminal gespeichert und werden nicht eingereicht. Für girocard- und Lastschriftzahlungen bedeutet das laut Elavon, dass sie nicht weiterverarbeitet und nicht ausgezahlt werden. Sobald Sie den Kassenschnitt nachholen, gehen die gespeicherten Umsätze mit auf die Reise. Kreditkartenumsätze werden laut derselben Quelle auch ohne Kassenschnitt verarbeitet.
Kann ich einen Tagesabschluss wiederholen?
Einen bereits durchgeführten Kassenschnitt können Sie nicht ein zweites Mal ausführen, weil der Umsatzspeicher danach leer ist. Sie können jederzeit einen neuen Kassenschnitt machen – der erfasst dann alles, was seit dem letzten aufgelaufen ist. Brauchen Sie den Beleg eines zurückliegenden Kassenschnitts, fragen Sie beim Netzbetreiber unter Angabe der Terminal-ID nach.
Muss ich jeden Tag einen Kassenschnitt machen?
Vorgeschrieben ist es laut PAYONE nicht. Praktisch ist der tägliche Kassenschnitt trotzdem sinnvoll, weil sonst Ihre Kassenauswertung und der Kontoeingang zeitlich auseinanderlaufen. Viele Terminals lassen sich zusätzlich auf einen automatischen Kassenschnitt zu einer festen Uhrzeit einstellen.
Warum kann ich eine Zahlung nicht mehr stornieren?
Weil der Kassenschnitt bereits gelaufen ist. Elavon und CCV beschreiben beide, dass ein Storno nur vor dem Kassenschnitt möglich ist. Danach lässt sich eine Zahlung nur noch über eine Gutschrift beziehungsweise über den Netzbetreiber korrigieren.
Ist der Kassenbericht dasselbe wie der Kassenschnitt?
Nein. Der Kassenbericht ist laut PAYONE nur eine Zwischensumme, etwa beim Kassiererwechsel. Er löscht den Umsatzspeicher nicht und gibt die Zahlungen nicht zur Verarbeitung frei. Nur der Kassenschnitt reicht die Umsätze tatsächlich ein.
Der Kassenschnitt lief, aber es kam kein Geld – woran liegt das?
Prüfen Sie zuerst, ob der Kassenschnittbeleg tatsächlich erfolgreich war und ob es sich um girocard- oder Kreditkartenumsätze handelt: Kreditkarten werden gebündelt und mit anderem Rhythmus abgerechnet. Bleibt es unklar, wenden Sie sich mit Terminal-ID und Belegdatum an Ihren Netzbetreiber – nur dort ist einsehbar, ob die Einreichung im Rechenzentrum angekommen ist.
Kontakt
Als Kunde von Future Payments erreichen Sie uns in Hamburg unter 040 226 226 100, über dieselbe Nummer auch per WhatsApp. Nennen Sie uns Ihre Terminal-ID oder Kundennummer und das Datum des letzten Kassenschnitts, dann sehen wir uns die Einreichung an.
Wenn Ihr Terminal bei einem anderen Anbieter läuft und Sie ohnehin gerade auf Ihre Abrechnung schauen: Im Gebührencheck rechnen wir Ihre Konditionen durch und sagen Ihnen, ob sich ein Wechsel lohnt. Unsere Geräte finden Sie unter EC-Kartenlesegerät mieten.
