Ab dem 1. Januar 2028 sollen Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz ein elektronisches Kassensystem verwenden müssen (Stand: 13. Oktober 2026). So sieht es der Gesetzentwurf vor, den das Bundeskabinett am 23. September 2026 beschlossen hat. Die offene Ladenkasse, also eine Kasse ohne elektronische Aufzeichnung, ist für diese Betriebe dann nicht mehr erlaubt. Gleichzeitig entfällt die Pflicht, einen Papierbon auszudrucken: Der Beleg wird elektronisch bereitgestellt, Papier gibt es nur noch auf Wunsch.
Beschlossen ist das Gesetz noch nicht. Der Entwurf liegt seit dem 9. Oktober 2026 dem Bundesrat vor, danach berät der Bundestag. Diese Seite trennt deshalb zwischen dem, was heute gilt, und dem, was geplant ist. Alle Angaben stammen aus dem Gesetzentwurf selbst, aus den geltenden Gesetzestexten und aus Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums. Die Quellen stehen am Ende des Artikels.
Was ist zur Kassenpflicht geplant?
Der Entwurf trägt den Titel „Gesetz zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“. Kern ist ein neuer § 146b der Abgabenordnung (AO): Wer mit seinem Betrieb mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr erzielt, muss ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, das den Anforderungen des § 146a AO entspricht. Gemeint ist eine Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE).
Welche Art von Kasse das ist, schreibt der Entwurf nicht vor. Laut Begründung kann es eine klassische Registrierkasse, ein komplexes Kassensystem oder eine Cloud-Kasse sein. Das Ziel nennt die Bundesregierung offen: Mit offenen Ladenkassen lasse sich leichter verschleiern, dass Umsätze nicht in voller Höhe erklärt werden. Nach den Zahlen im Entwurf gibt es in Deutschland rund 2,2 Millionen Registrierkassen und rund 114.000 offene Ladenkassen.
Der Stand des Verfahrens im Überblick (Stand: 13. Oktober 2026):
| Schritt | Datum | Stand |
|---|---|---|
| Diskussionsentwurf der Ausnahmen-Verordnung | Bearbeitungsstand 22. Juli 2026 | veröffentlicht, nicht beschlossen |
| Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums | 7. August 2026 | veröffentlicht |
| Beschluss im Bundeskabinett | 23. September 2026 | erledigt |
| Zuleitung an den Bundesrat (Drucksache 585/26) | 9. Oktober 2026 | erledigt, als besonders eilbedürftig gekennzeichnet |
| Stellungnahme des Bundesrats | Frist bis 20. November 2026 | offen |
| Beratung und Beschluss im Bundestag | angestrebt bis Ende 2026 | offen |
| Ausnahmen-Verordnung | erst nach dem Gesetz möglich | offen |
| Kassenpflicht und elektronischer Beleg | geplant ab 1. Januar 2028 | geplant |
Die Bundesregierung hat den Entwurf als besonders eilbedürftig gekennzeichnet, damit das Gesetzgebungsverfahren bis Jahresende abgeschlossen werden kann. Bis zur Verkündung können sich Einzelheiten noch ändern. Sobald Bundesrat oder Bundestag Änderungen beschließen, aktualisieren wir diese Seite.
Was gilt heute, im Jahr 2026?
Heute besteht in Deutschland keine Pflicht, eine elektronische Kasse zu verwenden. Der Gesetzentwurf hält das selbst fest: Aktuell besteht die Wahl zwischen einer Registrierkasse und einer offenen Ladenkasse.
Wer sich für eine elektronische Kasse entschieden hat, muss allerdings schon heute einige Regeln einhalten:
- TSE: Seit 2020 muss das Kassensystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein (§ 146a Absatz 1 AO). Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.
- Belegausgabe: Zu jedem Verkauf muss ein Beleg ausgegeben werden (§ 146a Absatz 2 AO). Ein elektronischer Beleg ist heute nur mit Zustimmung der Kundschaft möglich, die allerdings auch stillschweigend erteilt werden kann. Auf Antrag kann das Finanzamt bei Verkäufen an viele unbekannte Personen von der Belegausgabe befreien.
- Meldung ans Finanzamt: Kassen und TSE müssen dem Finanzamt über „Mein ELSTER“ gemeldet werden, neue Kassen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung (§ 146a Absatz 4 AO).
Welche Angaben auf einem Kassenbon stehen müssen, erklärt der Ratgeber zu Rechnungsnummer und Kassenbon.
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Bin ich von der Kassenpflicht betroffen?
Nach dem Entwurf hängt die Antwort an drei Fragen. Die Pflicht gilt für alle, die Einkünfte aus Gewerbebetrieb, aus selbständiger Arbeit oder aus Land- und Forstwirtschaft erzielen, also auch für Freiberufler.
| Frage | Wenn ja | Wenn nein |
|---|---|---|
| 1. Liegt Ihr Gesamtumsatz im Kalenderjahr über 100.000 Euro? | weiter mit Frage 2 | keine Kassenpflicht |
| 2. Nehmen Sie Bargeld an? | weiter mit Frage 3 | Kassenpflicht, denn die Ausnahme für geringe Bareinnahmen gilt laut Begründung nur bei Bargeldannahme |
| 3. Liegen Ihre Bareinnahmen unter 12.000 Euro im Jahr? | keine Kassenpflicht | Kassenpflicht |
Drei Punkte sind dabei wichtig:
Der Gesamtumsatz wird berechnet wie bei der Kleinunternehmerregelung. Der Entwurf verweist auf § 19 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes. Bestimmte steuerfreie Umsätze zählen dort nicht mit. Die Begründung nennt ausdrücklich Heilberufe und Versicherungsvertreter: Steuerfreie Umsätze aus Heilbehandlungen fließen nicht in die 100.000-Euro-Grenze ein. Für eine Arztpraxis oder eine Physiotherapiepraxis sind deshalb nur die übrigen, steuerpflichtigen Umsätze maßgeblich.
Kartenzahlungen gehören in die Kasse. Erfasst werden müssen alle Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen und Einlagen, die nicht per Lastschrift oder Überweisung über ein Konto laufen. Die Begründung zieht daraus ausdrücklich den Schluss, dass „alle Barzahlungen und auch alle Zahlungen mittels Debit- oder Kreditkarten“ über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden müssen. Wer heute Kartenzahlungen nur am Terminal abwickelt und Bargeld in der Ladenkasse zählt, muss 2028 beides in einem System zusammenführen.
Die Finanzbehörde kann im Einzelfall befreien. Nach § 146b Absatz 4 des Entwurfs kann das Finanzamt nach pflichtgemäßem Ermessen von der Kassenpflicht befreien. Die Befreiung kann widerrufen werden.
Ab wann gilt die Kassenpflicht genau?
Der Start hängt davon ab, wann Sie die Umsatzgrenze überschreiten:
- Grenze im Jahr 2026 überschritten: Die Kassenpflicht gilt ab dem 1. Januar 2028. Maßgeblich für den Start ist also der Umsatz des laufenden Jahres 2026.
- Grenze erst 2027 oder später zum ersten Mal überschritten: Die Kassenpflicht gilt ab dem 1. Juli des folgenden Jahres. Wer 2027 erstmals über 100.000 Euro kommt, muss die Kasse also ab dem 1. Juli 2028 einsetzen.
- Ende der Pflicht: Sie endet erst mit Ablauf des zweiten Kalenderjahres in Folge, in dem die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind. Ein einzelnes schwächeres Jahr reicht nicht.
Diese Regeln stehen in § 146b Absatz 2 und 3 des Entwurfs und in der Übergangsvorschrift des Artikels 101a des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung.
Welche Ausnahmen sind geplant?
Einzelne Ausnahmen sollen nicht im Gesetz, sondern in einer eigenen Verordnung geregelt werden. Das Bundesfinanzministerium hat dazu einen Diskussionsentwurf der „Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung“ veröffentlicht (Bearbeitungsstand 22. Juli 2026). Er ist nicht beschlossen und kann sich noch ändern. Vorgesehen sind dort unter anderem:
- Leistungen außerhalb der Betriebsstätte: Wer beim Kunden kassiert, etwa als Handwerker, ist für diese Zahlungen von der Kassenpflicht befreit. Die Einnahmen müssen aber unverzüglich nach der Rückkehr in den Betrieb in einem elektronischen Kassensystem nacherfasst werden.
- Temporäre und mobile Verkaufsstellen: Für Zahlungen in temporären oder mobilen Einrichtungen, also etwa an einem Marktstand, gilt dasselbe Prinzip. Die Einnahmen sind täglich in einem elektronischen Kassensystem nachzuerfassen.
- Vertrauenskasse: Eine Kasse, in die Kundschaft bei Abwesenheit des Verkäufers bezahlt, etwa am Hofladen, fällt nicht unter die Kassenpflicht. Die Einnahmen sind regelmäßig nachzuerfassen, der Einsatz ist zu dokumentieren.
- Automaten: Umsätze aus Geräten, die schon heute keine TSE brauchen, etwa Waren- und Dienstleistungsautomaten, fallen nicht unter die Kassenpflicht. Sie müssen aber regelmäßig in einem elektronischen Kassensystem nacherfasst werden.
- Verkauf ausschließlich über Plattformen: Wer Leistungen nur über eine elektronische Schnittstelle oder Plattform erbringt, soll befreit sein.
Wichtig ist der Zusatz in allen Fällen: Die befreiten Umsätze zählen trotzdem bei der 100.000-Euro-Grenze mit. Und fast überall verlangt der Entwurf die Nacherfassung in einem elektronischen Kassensystem. Eine Ausnahme ersetzt die Kasse im Betrieb also in der Regel nicht, sie regelt nur, wo kassiert werden darf.
Was ändert sich beim Kassenbon?
Ab dem 1. Januar 2028 wird die Pflicht zur Ausgabe eines Papierbons abgeschafft. An ihre Stelle tritt eine Pflicht zur elektronischen Belegbereitstellung. Laut Begründung muss der Beleg in einem standardisierten Datenformat zur Verfügung stehen. Wie er übergeben wird, ist freigestellt: zum Beispiel über einen QR-Code auf dem Kassendisplay, als Download-Link, per NFC, per E-Mail oder direkt in ein Kundenkonto.
Die Kundschaft muss den elektronischen Beleg nicht annehmen. Der Anspruch auf eine Quittung aus § 368 BGB bleibt bestehen. Einen Papierbeleg muss der Betrieb aber nur noch auf ausdrücklichen Wunsch ausgeben. Die Begründung formuliert das Ziel klar: Der digitale Beleg soll der Regelfall sein, der Ausdruck die Ausnahme.
Eine Sonderregel betrifft Kassen mit integrierter Waage, die unter das Mess- und Eichrecht fallen. Sie dürfen bis zum 31. Dezember 2032 weiterhin Papierbelege statt elektronischer Belege ausgeben, damit für einen Einkauf nicht zwei Belege nötig sind. Das ist vor allem für Bäckereien, Metzgereien und Stände auf dem Wochenmarkt relevant.
Eine Grenze für Kleinbeträge enthält der Regierungsentwurf nicht. Der Bon ist ab 2028 also für jeden Betrag elektronisch bereitzustellen.
Was kostet die Umstellung auf eine elektronische Kasse?
Der Gesetzentwurf enthält eine Schätzung der Kosten, die auf Recherchen des Statistischen Bundesamtes beruht. Es sind Durchschnittswerte für die Gesetzesfolgenabschätzung, keine Angebotspreise:
| Posten | Schätzung im Gesetzentwurf |
|---|---|
| Stationäre Kasse, Anschaffung | günstige Modelle ab etwa 400 Euro, angesetzt werden 575 Euro |
| Cloud-Kasse, Anschaffung | rund 500 Euro (etwa 100 Euro Einrichtung und rund 400 Euro für ein geeignetes Tablet; ein Belegdrucker ist darin nicht eingerechnet) |
| TSE | 93 Euro im Jahr, eine TSE reicht laut Entwurf für zwei bis drei Kassen |
| Wartung und Support einer stationären Kasse | 100 bis 300 Euro im Jahr |
| Nutzungslizenz einer Cloud-Kasse | durchschnittlich 20 bis 30 Euro im Monat |
Nach derselben Schätzung müssen bundesweit rund 114.800 Kassen neu angeschafft werden. Insgesamt rechnet der Entwurf für die Wirtschaft trotzdem mit einer jährlichen Entlastung von rund 106 Millionen Euro, vor allem weil der Papierbon wegfällt. Was eine Kasse für Ihren Betrieb tatsächlich kostet, hängt von Branche, Zahl der Kassenplätze und Funktionen ab.
Welche Strafen drohen bei Verstößen?
Wer ab 2028 trotz Kassenpflicht kein geeignetes System verwendet, begeht nach dem Entwurf eine Ordnungswidrigkeit. Der Entwurf ergänzt dazu § 379 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 AO. Voraussetzung ist, dass vorsätzlich oder leichtfertig gehandelt wird und dadurch Steuerverkürzungen ermöglicht werden. Der Bußgeldrahmen liegt nach § 379 Absatz 6 AO bei bis zu 25.000 Euro.
Wer einen Beleg nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig bereitstellt, handelt ebenfalls ordnungswidrig. Dafür sieht der Entwurf eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro vor (neue Nummer 1g in § 379 Absatz 2, geahndet nach Absatz 4). Unabhängig davon bleibt eine Steuerhinterziehung eine Straftat. Verboten ist außerdem, Software zur Manipulation von Kassen gewerbsmäßig anzubieten oder in Verkehr zu bringen.
Was heißt das für einzelne Branchen?
- Gastronomie: Wer über der Umsatzgrenze liegt und heute noch mit offener Ladenkasse arbeitet, braucht ab 2028 ein elektronisches System, in dem auch die Kartenzahlungen erfasst werden.
- Einzelhandel und Kioske: Maßgeblich ist allein der Gesamtumsatz im Jahr, nicht die Höhe der einzelnen Beträge.
- Bäckereien und Metzgereien: Betroffen wie alle anderen. Kassen mit eichrechtlicher Waagenfunktion dürfen aber bis Ende 2032 Papierbelege ausgeben.
- Wochenmärkte und mobile Verkaufsstände: Nach dem Diskussionsentwurf der Verordnung sind Zahlungen am Stand befreit, müssen aber täglich in einem elektronischen System nacherfasst werden.
- Handwerk und mobile Dienstleister: Zahlungen beim Kunden sollen befreit sein, wenn sie nach der Rückkehr in den Betrieb nacherfasst werden.
- Friseure und andere Dienstleister: Die Kassenpflicht gilt für Dienstleistungen genauso wie für den Warenverkauf.
- Arzt- und Therapiepraxen: Steuerfreie Heilbehandlungen zählen bei der Umsatzgrenze nicht mit.
Was sollten Betriebe jetzt tun?
Bis zum Start bleibt Zeit, und das Gesetz ist noch nicht verabschiedet. Sinnvoll sind trotzdem einige Schritte:
- Umsatz prüfen. Entscheidend für den Start am 1. Januar 2028 ist, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 100.000 Euro liegt. Wie der Gesamtumsatz im Einzelfall zu berechnen ist, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
- Bareinnahmen auswerten. Wer überwiegend unbar kassiert, sollte prüfen, ob die Bareinnahmen unter 12.000 Euro im Jahr bleiben. Wer gar kein Bargeld annimmt, kann sich auf diese Ausnahme nicht berufen.
- Kasse und Kartenterminal gemeinsam planen. Da auch Kartenzahlungen in der Kasse erfasst werden müssen, lohnt sich eine direkte Verbindung zwischen Kasse und Terminal, meist über das ZVT-Protokoll. Wie das funktioniert, erklärt der Ratgeber Kassensystem mit Kartenzahlung verbinden.
- Auf den elektronischen Beleg achten. Wer jetzt eine Kasse anschafft, sollte beim Anbieter nachfragen, ob sie Belege elektronisch bereitstellen kann, etwa per QR-Code.
- Meldepflicht beachten. Eine neue Kasse samt TSE muss schon nach heutigem Recht innerhalb eines Monats über „Mein ELSTER“ beim Finanzamt gemeldet werden.
Wenn Sie Kasse, Zubehör und Kartenterminal zusammen planen möchten, können Sie im Kassensystem-Konfigurator eine Auswahl unverbindlich zusammenstellen. Future Payments meldet sich dann mit einem Angebot.
Kassenpflicht ist nicht Kartenzahlungspflicht
Die beiden Vorhaben werden häufig verwechselt. Die Kassenpflicht regelt, wie Betriebe ihre Umsätze aufzeichnen. Ob Betriebe Kartenzahlung annehmen müssen, ist eine andere Frage: Dazu hat das Bundesfinanzministerium am 11. September 2026 lediglich Eckpunkte vorgelegt, ein Gesetzentwurf liegt noch nicht vor. Den aktuellen Stand erklärt der Ratgeber zur geplanten Kartenzahlungspflicht.
Häufige Fragen zur Kassenpflicht
Ab wann gilt die Kassenpflicht?
Nach dem Regierungsentwurf ab dem 1. Januar 2028 für Betriebe, die im Jahr 2026 mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielt haben. Wer die Grenze erst später zum ersten Mal überschreitet, ist ab dem 1. Juli des Folgejahres betroffen. Das Gesetz muss noch von Bundestag und Bundesrat beschlossen werden (Stand 13. Oktober 2026).
Ist eine offene Ladenkasse ab 2028 noch erlaubt?
Für Betriebe unterhalb der Grenzen ja. Wer mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr erzielt und dabei mindestens 12.000 Euro bar einnimmt, darf nach dem Entwurf keine offene Ladenkasse mehr verwenden. Heute, im Jahr 2026, ist die offene Ladenkasse noch für alle Betriebe zulässig.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Registrierkasse?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz erzielen. Die Kassenpflicht greift erst, wenn der Gesamtumsatz 100.000 Euro übersteigt. Beide Grenzen werden nach derselben Vorschrift berechnet.
Muss ich ab 2028 noch einen Bon ausdrucken?
Nur noch, wenn die Kundschaft ausdrücklich einen Papierbeleg wünscht. Ansonsten wird der Beleg elektronisch bereitgestellt, etwa per QR-Code. Kassen mit eichrechtlicher Waagenfunktion dürfen bis Ende 2032 weiterhin Papierbelege ausgeben.
Gilt die Kassenpflicht auch, wenn ich kein Bargeld annehme?
Ja, sofern Ihr Gesamtumsatz über 100.000 Euro liegt. Die Ausnahme für Bareinnahmen unter 12.000 Euro gilt laut Begründung nur für Betriebe, die überhaupt Bargeld annehmen. Auch Kartenzahlungen müssen über das Kassensystem erfasst werden.
Was kostet eine Registrierkasse?
Der Gesetzentwurf nennt für eine stationäre Kasse Preise ab etwa 400 Euro und setzt im Schnitt 575 Euro an, für eine Cloud-Kasse rund 500 Euro. Dazu kommen laufende Kosten für TSE, Wartung oder Lizenz. Die tatsächlichen Kosten hängen von Ihrem Betrieb ab.
Gibt es Ausnahmen für Marktstände und Handwerker?
Im Diskussionsentwurf der Ausnahmen-Verordnung ja: Zahlungen an mobilen Verkaufsständen und beim Kunden sollen befreit sein, müssen aber in einem elektronischen Kassensystem nacherfasst werden. Die Verordnung ist noch nicht beschlossen.
Welche Strafe droht ohne Kasse?
Nach dem Entwurf ist es eine Ordnungswidrigkeit, wenn trotz Kassenpflicht kein geeignetes System verwendet wird und dadurch Steuern verkürzt werden können. Die Geldbuße kann bis zu 25.000 Euro betragen. Für einen fehlenden elektronischen Beleg sind bis zu 5.000 Euro vorgesehen.
Änderungen an diesem Artikel
- 13. Oktober 2026: Artikel veröffentlicht, Grundlage ist der Gesetzentwurf der Bundesregierung (Bundesrats-Drucksache 585/26).
Quellen
- Bundesrat: Drucksache 585/26, Gesetzentwurf der Bundesregierung, Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen, vom 9. Oktober 2026, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Finanzen: Gesetzesvorhaben zur Einführung einer Kassenpflicht mit Referentenentwurf, Regierungsentwurf und Stellungnahmen, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Finanzen: Diskussionsentwurf einer Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung, Bearbeitungsstand 22. Juli 2026, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Bundesamt für Justiz: § 146a AO: Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Bundesamt für Justiz: § 379 AO: Steuergefährdung, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Bundesamt für Justiz: § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Finanzen: Anwendungserlass zu § 146a AO, vom 30. Juni 2023, abgerufen am 13. Oktober 2026.
- Bundesministerium der Finanzen: Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 AO, vom 28. Juni 2024, abgerufen am 13. Oktober 2026.
