Drei Kartenzahlungen über 49,90 Euro an einem Tag, drei offene Rechnungen über 49,90 Euro: Welche Zahlung gehört zu welchem Kunden? Wer sein Kartenterminal ohne Kassensystem betreibt, kennt die Frage. Das Terminal weiß nur den Betrag, die Buchhaltung braucht den Vorgang dahinter.
Genau dafür gibt es die Referenznummer. Sie tippen vor der Zahlung Ihre eigene Nummer ins Terminal, und sie bleibt an dieser Zahlung hängen: auf dem Beleg, im Journal und in den Umsatzdaten. Dieser Ratgeber zeigt, wie das abläuft, für wen es sich lohnt und für wen nicht.
Was ist die Referenznummer bei einer Kartenzahlung?
Die Referenznummer ist eine Kennung, die Sie selbst vergeben. Am Terminal heißt die Funktion „Warenwirtschaft“: Vor jeder Kartenzahlung fragt das Gerät unter der Überschrift „Warenwirtschaftsdaten“ nach einer Referenz-Nr. Wie lang sie sein darf, hängt vom Gerät ab: Grundsätzlich sind bis zu 16 Stellen. Auf den Terminals der CCV A-Serie sind bis zu 21 Zeichen möglich, und dort dürfen auch Buchstaben vorkommen, also etwa „AUFTRAG4711“ statt einer reinen Ziffernfolge.
Welche Nummer Sie eingeben, entscheiden Sie. Üblich sind:
- die Rechnungsnummer, wenn die Rechnung vor der Zahlung vorliegt, etwa in der Werkstatt oder der Praxis,
- die Auftragsnummer, wenn erst eine Anzahlung fällig ist oder die Rechnung später kommt,
- die Kundennummer, wenn Stammkunden regelmäßig zahlen und Sie die Zahlungen pro Kunde sehen wollen.
Die Referenz wird mit der Zahlung gespeichert und auf Händler- und Kundenbeleg gedruckt. Im Journal des Terminals und in den Umsatzdaten steht sie neben der Zahlung. Für Ihre Kundschaft ändert sich nichts: Sie zahlt wie gewohnt mit girocard, Kreditkarte oder Smartphone.
So läuft eine Zahlung mit Referenznummer ab
- Zahlung starten. Sie beginnen die Kartenzahlung wie immer am Terminal.
- Referenz eingeben. Das Terminal zeigt „Referenz-Nr. Bitte eingeben“. Sie tippen Ihre Nummer ein und bestätigen.
- Wie gewohnt kassieren. Die Kundin oder der Kunde hält Karte oder Smartphone ans Gerät oder steckt die Karte ein.
- Beleg prüfen. Auf Händler- und Kundenbeleg steht die Referenz-Nr. direkt unter Beleg- und Trace-Nummer.
So sieht das auf einem echten Händlerbeleg aus, hier bei einer Testzahlung über 0,02 Euro mit der Referenz 1234567891234567:
Die Kartennummer auf dem Beleg ist wie immer gekürzt. Die Referenz dagegen steht vollständig da, damit Sie sie beim Abgleich direkt wiederfinden.
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Für wen sich die Referenznummer lohnt
Für alle Betriebe, die das Terminal allein nutzen, also ohne Kasse, die den Betrag schickt, und ihre Zahlungen trotzdem sauber mit Rechnungen, Buchhaltung oder Warenwirtschaft abgleichen wollen. Typisch sind:
- Handwerk und Montage: Kassieren beim Kunden nach getaner Arbeit, die Auftragsnummer steht auf dem Beleg. Mehr dazu auf der Seite zur Kartenzahlung für Handwerker.
- Kfz-Werkstätten: Reparaturrechnung bei der Fahrzeugübergabe, die Rechnungsnummer verbindet Zahlung und Auftrag. Siehe Kartenzahlung für Kfz-Werkstätten.
- Arzt- und Tierarztpraxen: IGeL, Atteste oder Behandlungen werden einer Rechnung zugeordnet, ohne Namen aufs Terminal zu tippen. Siehe Kartenzahlung für Arztpraxen.
- Lieferdienste und Außendienst: Mehrere Fahrer kassieren unterwegs, die Bestell- oder Lieferscheinnummer hält die Zahlungen auseinander.
- Großhandel: Abholer zahlen per Karte, die Kundennummer zeigt, wer was bezahlt hat.
Das spart vor allem die Suche am Monatsende, welche 49,90 Euro zu welcher Rechnung gehören.
Für wen nicht
Wenn eine Kasse angebunden ist. Hängt Ihr Terminal per ZVT-Schnittstelle an einem Kassensystem, schickt die Kasse den Betrag und kennt den Vorgang bereits. Die Zuordnung kommt dann meist schon aus der Kasse, eine zweite Nummer am Terminal bringt wenig. Wie die Anbindung funktioniert, erklärt der Ratgeber Kassensystem und Kartenterminal verbinden.
Bei schnellem Thekengeschäft. Im Kiosk oder in der Bäckerei geht es um Sekunden pro Kunde. Eine Zusatzabfrage bremst dort nur, und ein Brötchen braucht keine Rechnungsnummer. Dann bleibt die Funktion besser ausgeschaltet.
Referenznummer in Buchhaltung und Abrechnung
Die Referenz hilft an drei Stellen:
- Tagesabschluss: Im Journal, das Sie beim Kassenschnitt drucken oder abrufen, steht sie neben jeder Zahlung. Wie der Kassenschnitt geht, steht im Ratgeber Kassenschnitt und Tagesabschluss.
- Umsatzdaten: Auch in den Umsatzdaten steht die Referenz neben der Zahlung. Das ist der Schritt, der ohne Referenz am meisten Zeit kostet, denn auf dem Kontoauszug kommen Kartenumsätze oft als Sammelbuchung an. Wie und wann ausgezahlt wird, erklärt der Ratgeber zur Auszahlung von Kartenzahlungen.
- Belegablage: Der Händlerbeleg mit derselben Nummer wie die Rechnung lässt sich direkt dazulegen, ob auf Papier oder digital.
Eines ersetzt die Referenz nicht: die Rechnung selbst. Pflichtangaben wie die fortlaufende Rechnungsnummer gehören weiterhin auf die Rechnung, der Kartenbeleg ist nur der Zahlungsnachweis. Was auf Rechnung und Kassenbon stehen muss, erklärt der Ratgeber Rechnungsnummer auf dem Kassenbon.
Tipp für den Alltag: Legen Sie ein festes Format fest und halten Sie es ein, zum Beispiel immer die reine Rechnungsnummer ohne Jahreszahl davor. Nur dann findet die Suchfunktion Ihrer Buchhaltung die Zahlung zuverlässig.
Einrichten, ein- und ausschalten
Die Referenznummer ist eine Zusatzfunktion, die wir auf Ihrem Terminal einrichten. Sie lässt sich jederzeit wieder ausschalten, etwa wenn Sie später doch eine Kasse anbinden oder in der Hochsaison Tempo brauchen. Sprechen Sie uns dafür einfach an, telefonisch unter 040 226 226 100 oder über das Kontaktformular.
Weitere Zusatzfunktionen am Terminal
Die Referenznummer lässt sich mit zwei weiteren Funktionen frei kombinieren:
- Trinkgeld: Ihre Gäste geben das Trinkgeld direkt bei der Kartenzahlung ein. Es steht auf dem Beleg getrennt vom Rechnungsbetrag, mit Betrag, Trinkgeld und Gesamtsumme. Das passt zu Gastronomie, Friseuren, Taxi und Lieferdiensten. Mehr dazu im Ratgeber Trinkgeld bei Kartenzahlung.
- Kassiererverwaltung: Mehrere Mitarbeitende arbeiten an einem Terminal, jede Person mit eigener Kassierernummer. Jede Zahlung wird dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet, und am Schichtende lassen sich die Umsätze je Person abrechnen.
Welche Funktionen auf welchem Ihrer Geräte sinnvoll sind, klären wir bei der Einrichtung. Alle Modelle finden Sie in der Übersicht der Kartenlesegeräte.
Häufige Fragen zur Referenznummer
Was ist die Referenz-Nr. auf einem Kartenbeleg?
Eine Kennung, die das Geschäft vor der Zahlung selbst eingegeben hat, meist die Rechnungs-, Auftrags- oder Kundennummer. Sie dient dazu, die Kartenzahlung später dem richtigen Vorgang zuzuordnen. Mit Ihrer Karte oder Ihrem Konto hat sie nichts zu tun.
Wie lang darf die Referenznummer sein?
Das hängt vom Terminal ab. Grundsätzlich sind bis zu 16 Stellen, auf den Terminals der CCV A-Serie bis zu 21 Zeichen, dort auch mit Buchstaben. Ist Ihre Rechnungsnummer länger, lassen Sie feste Bestandteile wie Präfix oder Jahreszahl weg, und zwar immer auf dieselbe Weise.
Steht die Referenznummer auch auf dem Kundenbeleg?
Ja. Sie wird auf Händler- und Kundenbeleg gedruckt. So kann auch Ihre Kundschaft die Zahlung ihrer Rechnung zuordnen.
Brauche ich für die Referenznummer ein Kassensystem?
Nein, im Gegenteil. Die Funktion ist für Betriebe gedacht, die das Terminal ohne Kassenanbindung nutzen. Mit einer per ZVT angebundenen Kasse kommt die Zuordnung meist schon aus der Kasse.
Funktioniert die Referenznummer mit allen Karten?
Ja. Die Referenz wird vor der Zahlung eingegeben und ist unabhängig davon, ob mit girocard, Kreditkarte oder Smartphone bezahlt wird.
Kann ich die Abfrage wieder abschalten?
Ja. Die Funktion lässt sich jederzeit ein- und ausschalten; Future Payments richtet das für Sie ein. Bei schnellem Thekengeschäft ist es sinnvoll, sie ausgeschaltet zu lassen.
Quellen
- Angaben zur Funktion: Future Payments GmbH, Funktionsbeschreibung „Referenznummer bei jeder Zahlung“ und Testbeleg vom 11. November 2026; Angaben zur CCV A-Serie (21 Zeichen, Buchstaben) laut Future Payments vom 11. November 2026.
Änderungen an diesem Artikel
- 11. November 2026 (Nachtrag): Länge und Zeichen der Referenz für Terminals der CCV A-Serie ergänzt (bis zu 21 Zeichen, auch Buchstaben).
- 11. November 2026: Artikel neu veröffentlicht.
